系统介绍
它是什么、能解决什么问题，先看这一屏就够了。
- 二级模块：45个
- 覆盖业务：招生、教务、财务、多校区
- 权限体系：校区、部门、岗位三级隔离
培训机构信息跟踪管理系统是一套面向课外辅导、语言培训、艺术体育等机构的业务管理软件。系统以学员线索跟踪为起点，串联报名合同、排课考勤、课时消耗、续费回访与财务结算，帮助课程顾问、教务老师、校区校长和财务人员在统一平台完成日常业务操作。通过多校区组织管理与数据权限隔离，总部可汇总查看各校区经营数据，校区之间数据互不干扰，减少手工台账和跨部门信息传递的遗漏。
本系统是德尔普智能软件云推出的培训机构业务管理软件，包含基础资料管理、招生线索跟踪、报名与合同办理、教务排课与教学、学员服务与续费、财务与结算管理、审批与复核流程、数据分析与报表、多校区与组织管理、系统配置与运维共10个一级模块、45个二级模块。系统支持PC网页版、APP、PAD、微信小程序、钉钉、企业微信和移动端H5访问，课程顾问可在移动端登记跟进记录，教务老师可在PAD上完成考勤，财务人员可在PC端完成对账与凭证管理，各终端数据实时同步。
电脑、手机、平板、微信、钉钉、企业微信多端协同，同一套数据实时同步。
业务痛点
这类系统最常见的三类问题，系统分别怎么解。
课程顾问无法及时掌握线索状态，试听到访后转化率低，市场投放效果难以评估
线索登记与导入、分配与认领、跟进记录与提醒、试听与到访登记、转化与流失标记形成完整跟踪链路，每条线索状态可查。
教师课酬核算与学员课时余额经常出现差异，家长投诉课时记录不清
排课与课表管理、教室资源管理、学员考勤登记、课时消耗与结课联动，考勤记录自动关联课时扣减，课酬核算基于同一数据源。
总部难以掌握各校区真实营收与欠费情况，退费折扣审批责任不清
多校区组织管理配合数据权限隔离，退费审批与执行、优惠与折扣审批、审批留痕与查询实现流程可配置、记录可追溯。
上线变化
用可观察的指标描述变化，具体数值以实际业务为准。
45个二级模块覆盖培训机构从线索获取、报名签约、排课教学、课时消耗到续费退费、财务核算与多校区管理的完整业务链，各模块数据互通，可按机构实际业务启用。
核心能力
每个能力都对应一个真实工作场景：谁在用、原来难在哪、用了之后结果怎样、如何验证。
线索来源分散，分配后无人跟进或跟进记录不完整，试听到访与转化情况无法统计
线索登记与导入支持批量录入与渠道来源标记；线索分配与认领明确责任人；跟进记录与提醒按计划推送待办；试听与到访登记记录每次接触；线索转化与流失标记沉淀结果数据。
每条线索从登记到转化或流失全程留痕，顾问可查看待跟进列表，校长可查看各渠道转化情况
在演示数据中可查看线索状态流转记录、跟进提醒列表与渠道转化统计报表
报名订单、合同、优惠折扣与退转班申请分散处理，审批责任不清，合同归档查找困难
报名订单办理关联学员与课程产品；合同签订与归档支持电子附件上传与检索；优惠与折扣审批按配置流程流转；退转班申请办理记录原因与处理结果，审批留痕可查询。
报名到合同归档形成完整记录，优惠折扣与退转班审批有据可查，减少口头审批带来的争议
演示数据中可查看报名订单列表、合同归档记录与退转班审批流转记录
排课调课依赖手工表格，教室冲突与教师时间冲突频发，考勤登记与课时扣减不同步
排课与课表管理支持班级班期排课与调课；教室资源管理避免场地冲突；学员考勤登记在PAD或APP完成；课时消耗与结课自动关联考勤记录；教学进度与作业记录辅助教师跟踪班级学习情况。
课表、考勤与课时消耗数据一致，教务老师可快速核对学员剩余课时，教师课酬核算有据可依
演示数据中可查看周课表、考勤记录与课时消耗明细，核对同一学员的考勤与扣课时是否一致
学员课时余额不足时无人提醒，续费与扩科依赖顾问个人记忆，投诉建议处理缺少记录
学员回访与关怀按计划生成回访任务；课时余额提醒在余额低于阈值时通知顾问与家长；续费与扩科办理关联原报名订单；投诉与建议处理记录处理过程与结果。
课时余额提醒减少因遗忘导致的停课，续费扩科有记录可统计，投诉处理过程可追溯
演示数据中可查看课时余额提醒列表、续费办理记录与投诉处理状态
收费、退费、课酬与欠费数据分散，收支对账依赖手工汇总，分期欠费跟踪困难
收费与收款登记记录每笔收款；退费审批与执行关联审批流程；教师课酬核算基于课时与考勤数据；分期与欠费管理跟踪未结清款项；收支对账与凭证生成对账记录。
收费、退费、课酬与欠费在同一系统内核对，财务人员可按校区或时间段导出对账数据
演示数据中可查看收款登记、退费执行记录、课酬核算表与欠费清单，核对金额与课时数据是否一致
多校区数据混在一起，校区之间互相看到对方学员与营收数据，总部汇总口径不统一
校区信息维护与部门岗位设置定义组织架构；员工账号与角色按岗位分配权限；数据权限隔离按校区、部门、岗位控制数据可见范围；业务参数配置与操作日志审计保障系统运行可追溯。
各校区独立管理本校区数据，总部账号可跨校区查看汇总报表，权限变更与关键操作留有日志
演示数据中可切换不同校区账号查看数据可见范围差异，并查看操作日志记录
AI 如何参与业务
不是贴一个「智能」标签，而是把 AI 放进业务数据、流程和客户经营的具体环节。
机构运营助手
在现有线索、报名、排课、考勤、课时、续费与财务流程中，系统按规则自动生成提醒、校验单据、汇总数据并给出处理建议，由员工确认后执行，减少手工台账和漏跟漏提醒。
对话示例
AI 能力清单
- 汇总当日待跟进线索、待回访学员和待审批单据，按紧急程度排序提示
- 对报名订单、退转班、退费单据做规则校验，提示课时余额、优惠审批、欠费状态等冲突项
- 解读招生转化、在读流失、课时消耗与欠费报表，指出变化明显的渠道、班期或校区
- 根据课时余额和剩余课次生成续费提醒清单，附建议联系时间与负责员工
- 对超期未跟进线索、考勤异常、课时消耗与课表不符等情况生成待复核任务
触发：线索登记后超过设定天数无跟进记录，或跟进提醒到期未处理
AI 动作：按渠道、意向等级和负责人汇总超期线索，生成待跟进任务清单并标注建议联系顺序
人工角色：招生主管查看清单，确认分配或调整负责人后下发任务
收益：减少线索遗漏，缩短首次跟进时间
数据：线索登记与导入、跟进记录与提醒、渠道来源字典、员工账号与角色触发：提交报名订单、退转班申请或退费审批时
AI 动作：校验课时余额、优惠折扣是否超审批权限、是否存在欠费或未结清分期，提示冲突项和需补充材料
人工角色：办理人员按提示补正或说明，审批人复核后通过
收益：减少错单和退费纠纷，缩短审批返工
数据：报名订单办理、优惠与折扣审批、退转班申请办理、退费审批与执行、分期与欠费管理、课时消耗与结课触发：学员课时余额低于设定阈值或剩余课次不足
AI 动作：生成续费提醒清单，结合回访记录和到课情况标注建议联系时间与负责员工
人工角色：学管师确认名单后逐一联系，记录回访结果
收益：提高续费触达及时性，减少课时耗尽后流失
数据：课时消耗与结课、课时余额提醒、学员回访与关怀、续费与扩科办理、学员考勤登记触发：考勤登记与课表不一致，或课时消耗与实际上课记录存在差异
AI 动作：列出异常学员、班期和差异课时，提示可能原因并生成复核任务
人工角色：教务人员核对考勤与课表，确认后修正记录
收益：减少课时结算差错，保障课酬与营收数据准确
数据：排课与课表管理、学员考勤登记、课时消耗与结课、教师课酬核算自动化能力
- 待办与提醒自动生成（半自动）：按跟进提醒、课时余额阈值、审批时限等规则，自动生成待跟进、待回访和待审批任务，汇总到待办审批中心；人工确认：员工在待办中心逐条确认处理，未处理的提醒保留并升级提示
- 单据规则校验提示（半自动）：报名、退转班、退费单据提交时自动比对课时余额、优惠权限和欠费状态，输出校验结果；人工确认：办理人员和审批人查看校验提示，确认无误或补充说明后继续流转
操作流程
从线索获取到学员续费的端到端业务流程，覆盖多校区协同、审批复核与财务结算，帮助培训机构实现全链路数字化管理。
通过表单、电话、线下活动等渠道收集潜在学员信息，系统自动去重并按规则分配至对应校区或课程顾问。
产出：线索池、分配记录
周期：1-2 个工作日
课程顾问记录每次沟通内容，设置跟进提醒，邀约试听并记录试听反馈，更新线索状态。
产出：跟进记录、试听安排
周期：持续进行
学员确认报名后，录入报名信息、选择课程套餐、生成电子合同并完成签署，系统自动校验优惠与权限。
产出：报名单、电子合同
周期：0.5-1 个工作日
支持多种支付方式，系统记录收款流水，财务人员复核到账情况并开具票据，更新学员账户余额。
产出：收款记录、票据
周期：1 个工作日
教务根据报名情况编排班级、分配教师与教室，生成课表并通知学员；教师上课后记录考勤与教学反馈。
产出：课表、考勤记录
周期：按学期/课程周期
跟踪学员课时消耗与学习进度，定期回访，在课时不足时触发续费提醒，完成续费或结业处理。
产出：回访记录、续费订单
周期：持续进行
适用场景
不同规模、不同业务结构的企业，都能找到贴合业务的用法。
把「线索分配与跟进提醒」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
把「试听转化与报名合同」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
把「排课调课与考勤登记」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
把「课时消耗与续费提醒」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
把「退费审批与财务对账」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
把「多校区数据权限隔离」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
差异化优势
同样一类系统，我们把 AI 与业务真正融合，而不是贴一个「智能」标签。
从线索登记、试听转化、报名合同到排课考勤、课时消耗、续费退费，每个环节留痕可查。
按校区、部门、岗位配置数据权限，各校区独立运营数据互不干扰，总部可汇总查看。
考勤登记自动关联课时消耗，课酬核算与营收报表基于同一数据源，减少人工核对。
优惠折扣、退转班、退费等业务支持自定义审批流，审批记录全程留痕可查询。
支持PC网页、APP、PAD、微信小程序、钉钉、企业微信等终端，顾问跟进与教师考勤随时处理。
功能清单
按一级业务域分组，共 45 个二级功能；可按需启用、自由组合。
建立并维护学员基本信息与联系人资料，解决学员数据分散、重复建档的问题
维护课程名称、课时、价格与适用人群，解决课程信息不统一导致的报价混乱
登记教师资质、授课科目与可用时段，解决排课与师资匹配信息缺失的问题
配置班级编号、开班时间与容量上限，解决班期信息手工维护易出错的问题
统一维护招生渠道与来源标签，解决学员来源统计口径不一致的问题
批量登记或导入潜在学员线索，解决线索来源零散、录入效率低的问题
按规则将线索分派给课程顾问并支持认领，解决线索无人跟进或重复跟进的问题
记录每次沟通内容并设置下次跟进时间，解决跟进过程无留痕、易遗漏的问题
登记试听课程与到访情况并关联线索，解决到访转化情况难以追溯的问题
标记线索成交或流失原因并归档，解决转化率与流失原因无法量化的问题
录入报名课程与班期生成订单，解决报名信息与课程班期脱节的问题
生成合同文本并登记签署状态，解决合同版本混乱、纸质归档难查找的问题
提交优惠申请并按权限审批，解决折扣随意给予、缺乏审批留痕的问题
受理退费、转班与延期申请并记录原因，解决学员变更诉求处理无流程的问题
编排班级课表并校验教师与教室冲突，解决排课冲突与课表发布不及时的问题
维护教室与场地占用情况，解决场地重复占用与资源闲置的问题
按课次登记出勤、请假与缺勤，解决考勤记录缺失导致课时核算争议的问题
依据考勤核减剩余课时并办理结课，解决课时余额与实际消耗不一致的问题
记录教学计划执行与作业布置情况，解决教学进度无法统一监督的问题
安排定期回访并记录反馈内容，解决学员满意度下滑难以及时发现的问题
按剩余课时阈值生成提醒任务，解决课时将尽却未及时续费的问题
为在读学员办理续费与增报课程，解决续费流程与报名流程割裂的问题
登记学员投诉与建议并跟踪处理结果，解决服务问题无人闭环的问题
登记学费收款方式与到账状态，解决收款信息与订单不匹配的问题
按流程审批退费金额并登记退款，解决退费标准不一、审批责任不清的问题
依据授课课时与课酬标准计算教师薪酬，解决课酬手工计算易错的问题
管理分期付款计划与欠费催缴，解决欠费学员状态不清、催收无依据的问题
按周期核对收支流水并生成凭证记录，解决账目核对耗时、凭证缺失的问题
配置各类审批节点与审批人权限，解决审批规则随业务变化难调整的问题
集中展示待处理审批事项并支持批量处理，解决审批事项分散易遗漏的问题
记录审批意见与流转过程供追溯，解决审批责任无法界定与复查的问题
对退费、大额优惠等异常业务进行二次复核，解决高风险业务缺乏复核关卡的问题
统计各渠道线索量与转化率，解决招生投入产出无法评估的问题
统计在读人数、续费率与流失分布，解决学员留存状况看不清的问题
汇总课时消耗与课酬支出情况，解决教学成本核算缺乏数据支撑的问题
按周期统计营收、退费与欠费金额，解决经营现金流状况掌握不及时的问题
按条件筛选并导出各类业务明细，解决固定报表无法满足临时统计需求的问题
维护各校区基础信息与营业状态，解决多校区资料分散难统一的问题
配置部门层级与岗位职责，解决人员归属与职责划分不清的问题
创建员工账号并分配角色权限，解决不同岗位操作范围无约束的问题
按校区与部门限定数据可见范围，解决跨校区数据越权查看的问题
配置课时规则、编号规则等基础参数，解决业务规则变更需改代码的问题
维护短信与站内通知模板及触发条件，解决通知内容不统一、发送遗漏的问题
记录关键操作与数据变更轨迹，解决异常操作无法追查责任的问题
定期备份业务数据并支持导出留存，解决数据丢失风险与迁移困难的问题
技术与信任背书
用结构化、纯文本的方式讲清技术规格与合规资质，方便搜索引擎抓取。
技术规格参数
| 部署方式 | 支持 SaaS 云部署、私有化部署、混合部署 |
|---|---|
| 支持终端 | Web 浏览器（Chrome/Edge/Safari）、iOS/Android 移动端、微信小程序 |
| 数据库适配 | MySQL 5.7+/8.0、PostgreSQL 12+、SQL Server 2016+ |
| 第三方对接 | 支付网关（微信支付、支付宝）、电子合同、短信/邮件通知、企业微信/钉钉 |
| 安全合规 | 数据加密传输与存储、RBAC 权限控制、操作日志审计、等保三级合规支持 |
| 性能指标 | 支持 1000+ 并发用户，页面响应时间 < 2 秒，数据查询 < 1 秒 |
| 交付与试用 | 提供 7-15 天免费试用，标准版 3-7 天上线，私有化部署 2-4 周 |
支持总部-校区多级组织架构，数据权限隔离，统一报表汇总。
从线索到续费，覆盖招生、教务、财务、服务全场景，减少多系统切换。
内置可配置审批流，支持报名优惠、退费、合同变更等关键业务复核。
细粒度权限控制与完整操作日志，保障学员信息与财务数据安全。
对接能力
对接微信支付、支付宝，实现线上收款与对账自动化
集成第三方电子签章服务，支持合同在线签署与存证
通过短信、邮件、企业微信/钉钉推送上课提醒、续费通知等
典型用户
某企业
某企业
某企业
部署与价格 · 按需选择
价格根据校区数量、用户数及功能模块调整，具体以商务报价为准。
报价包含
- 软件授权与标准模块
- 标准实施与上线培训
- 首年升级维护（按版本）
- 7 天全功能免费试用
不包含
- 服务器、域名、短信等第三方费用
- 定制开发与特殊接口对接
- 智能硬件（选配，单独报价）
- 自动获客模块（独立付费）
影响报价的因素
- 用户数 / 门店数 / 设备数
- 启用模块与功能范围
- 部署方式与实施地点
- 对接系统与数据迁移量
以上为参考起价，最终以需求评估后的报价单为准；自动获客为独立付费模块，不计入系统报价。
| 对比项 | 功能/版本 | SaaS 标准版 | 私有化部署版 | 买断版 |
|---|---|---|---|---|
| 5 个 | 20 个 | 不限 | — | |
| 50 个 | 200 个 | 不限 | — | |
| 云端 | 客户服务器 | 客户服务器 | — | |
| 云端 | 本地 | 本地 | — | |
| 自动升级 | 一年免费升级 | 首年免费，后续可选 | — | |
| 不支持 | 不支持 | 支持 | — |
自动获客
系统是机构招生线索的承接与转化台账：所有渠道来的家长咨询统一进线索池，按渠道来源归因、分配给课程顾问跟进、记录试听与到访、转化后直接生成报名订单与合同，续费与扩科再由回访提醒驱动二次获客。
- 客户入口
- 在读学员家长通过小程序/APP分享试听预约页或转介绍登记表，或顾问在学员档案里代登记推荐人
- 怎么做
- 顾问在学员档案中标记推荐关系，用优惠与折扣审批给推荐人及被推荐人发放课时或折扣，试听与到访登记记录到访结果
- 系统自动完成
- 系统按渠道来源字典自动打「转介绍」标签、生成线索并提醒被推荐人所属校区顾问认领，优惠审批走待办审批中心待人工确认
- 看什么指标
- 转介绍线索数、转介绍转化率、单条转介绍获客成本
- 客户入口
- 家长通过小程序预约试听，或在渠道来源字典登记的地推/社区活动现场扫码登记
- 怎么做
- 前台在试听与到访登记中录入到访信息，顾问当天完成跟进记录，试听结束标记意向等级并推进报名订单
- 系统自动完成
- 系统按试听时间生成跟进提醒待办，超时未跟进推送给主管，试听后自动进入线索转化与流失标记待处理列表
- 看什么指标
- 试听到访率、试听转报名率、试听后48小时跟进完成率
- 客户入口
- 公众号/小程序咨询表单、短视频平台主页挂的预约链接、搜索引擎落地页表单，统一带渠道来源参数
- 怎么做
- 市场把各平台表单接入线索登记与导入，按渠道来源字典归类，顾问认领后电话或企微跟进
- 系统自动完成
- 系统按手机号去重合并线索、按来源字典自动打渠道标签、按校区规则自动分配并推送待办
- 看什么指标
- 各渠道留资量、有效线索率、首次响应时长
- 客户入口
- 学校周边地推、商场活动、与书店/文具店/儿童摄影等异业合作门店摆放的预约二维码
- 怎么做
- 市场为每个点位生成独立渠道来源编码，活动结束把名单批量导入线索登记，顾问按分配规则认领
- 系统自动完成
- 系统按渠道编码统计各点位线索量与转化，异常业务复核标记重复或无效登记
- 看什么指标
- 单点位线索量、单点位转化率、单个有效线索成本
- 客户入口
- 课时余额提醒触发后，家长在小程序查看剩余课时并咨询续费，或顾问在回访与关怀中主动联系
- 怎么做
- 顾问依据在读与流失分析筛出课时将尽的学员，用回访与关怀记录沟通结果，续费与扩科办理直接生成订单
- 系统自动完成
- 系统按课时消耗自动生成余额提醒和续费待办，分配给原顾问，超期未续费进入流失预警名单
- 看什么指标
- 续费率、扩科率、课时耗尽前30天续费完成率
- 客户入口
- 已流失或退班学员档案，通过短信/企微通知新的班期与优惠活动
- 怎么做
- 顾问从在读与流失分析导出流失名单，按流失原因分组，用回访与关怀逐一联系，邀约试听或直接报名
- 系统自动完成
- 系统按流失标记自动生成召回名单和回访提醒，记录每次触达结果并回写线索状态
- 看什么指标
- 召回触达数、召回到访数、召回转化率
客户数据从试听预约小程序表单、公众号咨询表单、地推二维码、异业合作点位编码、短视频落地页表单进入，统一带渠道来源参数
表单/二维码/UTM/API/Webhook 按手机号去重合并，补全校区、意向课程、年级等字段，按渠道来源字典和意向课程打标签
学员档案/去重规则/渠道来源字典/标签 按来源渠道质量、是否完成试听、到访次数、意向课程热度、响应时长等特征给线索打意向分
规则评分/模型评分 按校区、课程品类、顾问在手线索量分配，通过企微待办和短信提醒顾问认领，超时未认领升级给主管
企微/短信/待办审批中心 顾问用企微或短信触达家长，沟通结果回写跟进记录，报名后归因到原始渠道，未转化标记流失原因
企微/短信/回写/归因 - 给现有渠道来源字典补齐编码，把地推点位、异业门店、转介绍分别建独立来源，一周内让所有新线索都带来源标签
- 导出近三个月试听未报名的线索，按试听后未跟进超48小时筛出，分配给顾问用回访与关怀逐一电话并记录结果
- 从课时消耗报表筛出剩余课时少于5节的在读学员，生成续费待办清单，由原顾问在本周内完成一轮续费沟通并登记
独立付费，按渠道数量/线索量/外部数据源评估，不含在系统报价内
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