系统介绍
它是什么、能解决什么问题，先看这一屏就够了。
- 模块数量：48个二级模块
- 覆盖领域：10个业务域
永久保存管理系统定位于档案长期保存与合规处置领域，面向各级档案馆、机关企事业单位档案室，提供从档案接收、存储、保管到鉴定、利用、审计的一体化管理能力。系统以电子文件与实体档案双轨管理为核心，通过流程化审批、密级控制与操作审计，确保档案资源在长期保存过程中的完整性、可用性与安全性，满足档案法及相关标准对档案长期保存的要求。
永久保存管理系统是一套面向档案管理机构的专业软件，涵盖档案基础管理、接收归档、电子文件存储、实体档案保管、利用服务、鉴定处置、安全权限、统计报表、流程协同与系统管理十大业务域。系统支持电子文件与实体档案的统一管理，提供从档案采集登记到永久保存确认的全流程功能，并通过多终端协同与细粒度权限控制，满足档案部门日常管理、合规审计与长期保存需求。
电脑、手机、平板、微信、钉钉、企业微信多端协同，同一套数据实时同步。
业务痛点
这类系统最常见的三类问题，系统分别怎么解。
档案数据面临丢失或无法读取风险，影响业务连续性
提供格式转换封装、完整性校验与备份恢复机制，确保电子文件长期可读
档案位置不清、出入库记录缺失，查找耗时且责任难追溯
通过库房库位管理、装具条码与实体盘点功能，实现实体档案精准定位与动态管理
存在档案误销毁或该销毁未销毁的风险，面临合规审计问题
内置鉴定计划、小组评审、销毁清册与永久保存确认流程，确保处置合规可追溯
上线变化
用可观察的指标描述变化，具体数值以实际业务为准。
48个二级模块覆盖档案管理全生命周期，从目录维护、归档入库到鉴定销毁、统计报表，满足档案部门日常管理与合规要求。
核心能力
每个能力都对应一个真实工作场景：谁在用、原来难在哪、用了之后结果怎样、如何验证。
档案采集登记手工操作繁琐，移交清单与归档审核脱节，易出现遗漏或重复归档。
提供档案采集登记、移交清单管理、归档审核入库与批量导入工具，实现归档流程线上化与审核留痕。
归档流程标准化，审核环节可追溯，批量导入提升效率。
支持按批次查询归档记录与审核状态，导出移交清单。
电子文件格式多样、存储分散，长期可读性难以保障，缺乏完整性校验与备份机制。
提供文件上传存储、格式转换封装、完整性校验与备份恢复功能，确保电子文件长期可读与安全。
电子文件格式统一封装，完整性可校验，备份策略可配置。
支持完整性校验报告与备份恢复演练记录。
实体档案库房依赖手工台账，盘点效率低，出入库记录不完整，档案位置查找困难。
通过库房库位管理、装具条码管理、出入库登记与实体盘点功能，实现实体档案精准定位与动态管理。
库位与档案关联清晰，盘点支持移动端操作，出入库记录完整。
支持盘点报告与出入库流水查询。
到期档案鉴定销毁流程不规范，缺乏小组评审与销毁清册，存在合规风险。
提供鉴定计划管理、鉴定小组评审、销毁清册管理、销毁执行登记与永久保存确认功能，确保处置合规可追溯。
鉴定销毁流程线上化，评审记录与销毁清册完整留存。
支持销毁清册导出与永久保存确认记录查询。
档案检索效率低，借阅审批流程繁琐，利用效果难以统计。
提供档案检索查询、借阅申请办理、利用审批复核、复制与证明出具及利用效果登记功能，实现利用服务全流程管理。
检索快速准确，借阅审批线上化，利用数据可统计。
支持借阅记录与利用效果报表导出。
档案密级控制不严，操作日志缺失，异常访问难以发现，存在泄密风险。
提供角色权限配置、密级与开放控制、操作日志审计、水印与防扩散及异常访问告警功能，构建全方位安全防护。
权限细粒度控制，操作全程留痕，异常行为实时告警。
支持操作日志审计报告与异常告警记录查询。
AI 如何参与业务
不是贴一个「智能」标签，而是把 AI 放进业务数据、流程和客户经营的具体环节。
档案保管助手
在档案保管期限到期、库房环境异常、借阅利用与鉴定销毁等环节，系统基于已有台账和规则给出提醒、校验与汇总建议，由档案人员确认后执行。
对话示例
AI 能力清单
- 按保管期限与鉴定计划提示即将到期或待鉴定的档案目录，并列出关联的档号与库位
- 对归档入库、移交清单、销毁清册等单据做字段完整性与档号规则校验，标出缺项和冲突
- 汇总库房环境记录与出入库登记，提示温湿度超标或长期未盘点的库位
- 根据借阅申请与利用审批记录，提示超期未归还、审批未完成的借阅事项
- 按馆藏统计与利用情况生成周报要点，供报表导出订阅参考
触发：档案保管期限临近到期或鉴定计划节点临近
AI 动作：按保管期限管理与鉴定计划管理比对到期日期，生成待鉴定档案清单与提醒，标注是否已有鉴定计划
人工角色：档案人员核对清单，确认后发起鉴定计划或调整保管期限
收益：减少人工翻查台账，避免到期档案漏鉴定
数据：保管期限管理、档案目录维护、鉴定计划管理触发：提交归档审核入库或移交清单
AI 动作：校验档号编码规则、必填元数据与清单条目一致性，列出缺项和冲突条目
人工角色：经办人按提示补正，审核人复核后入库
收益：降低退回归档比例，提高入库数据质量
数据：档号编码规则、元数据模板、移交清单管理、归档审核入库触发：库房环境记录超标或库位长期未盘点
AI 动作：汇总环境记录与出入库登记，提示异常库位和待盘点范围，生成盘点任务建议
人工角色：库房管理员确认异常并安排盘点或环境处置
收益：及时发现保管风险，盘点安排更有针对性
数据：库房环境记录、库房库位管理、实体盘点管理、出入库登记触发：借阅到期未归还或利用审批停留超时
AI 动作：根据借阅申请办理与利用审批复核记录，列出超期未还和待审批事项
人工角色：利用服务人员核实后催还或转交审批人
收益：缩短借阅周转时间，减少超期遗漏
数据：借阅申请办理、利用审批复核、利用效果登记自动化能力
- 到期鉴定提醒单生成（半自动）：按保管期限到期日期自动生成待鉴定提醒单并推送至相关档案人员；人工确认：提醒单需档案人员确认后才转入鉴定计划管理
- 归档单据预校验（半自动）：归档审核入库提交前自动执行档号与元数据完整性校验并给出问题清单；人工确认：校验结果仅作提示，补正与入库由经办人和审核人确认
操作流程
永久保存管理系统围绕档案从形成到永久保存的全过程，提供标准化、可追溯的线上作业流程。以下为典型实施与运行步骤，支持按组织制度灵活配置。
依据档案管理规范，配置全宗、分类方案、保管期限表、元数据方案与权限模型，建立系统运行基础。
产出：分类方案、保管期限表、元数据模板、角色权限矩阵
周期：3–5 个工作日
通过批量导入、接口对接或手工著录接收文件，完成完整性、规范性校验后提交归档，生成档号与归档记录。
产出：归档批次记录、档号、元数据、校验报告
周期：按批次，单批次 1–2 小时
电子档案进入受控存储区，执行格式转换、摘要值计算、多副本保存与存储位置登记，确保长期可读。
产出：存储副本、摘要值清单、格式转换记录
周期：系统自动执行，人工复核 0.5 个工作日
实体档案登记库房、排架号与保管状态，支持出入库登记、温湿度记录与定期盘点。
产出：入库单、排架索引、盘点报告
周期：按批次，单批次 2–4 小时
提供检索、在线阅览、借阅申请与审批流程，按权限控制利用范围，记录利用行为。
产出：借阅单、利用记录、审批意见
周期：即时至 1 个工作日
到期档案进入鉴定流程，形成销毁或续存意见并留痕；系统按周期生成保管、利用、库房等统计报表。
产出：鉴定意见书、处置记录、统计报表
周期：按年度或季度，5–10 个工作日
适用场景
不同规模、不同业务结构的企业，都能找到贴合业务的用法。
把「机关档案年度归档与移交」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
把「电子文件长期保存与格式转换」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
把「实体档案库房盘点与出入库」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
把「到期档案鉴定与销毁」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
把「档案借阅利用与审批」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
把「跨部门档案协同与流程审批」相关的客户、票据、任务和数据放到同一套流程里，减少跨表核对与重复沟通。
差异化优势
同样一类系统，我们把 AI 与业务真正融合，而不是贴一个「智能」标签。
从档案采集登记到永久保存确认，48个模块覆盖档案管理全流程。
统一管理电子文件与实体档案，支持库位条码与电子文件关联。
内置鉴定小组评审、销毁清册与永久保存确认流程，满足档案法要求。
提供密级控制、水印防扩散、操作日志审计与异常访问告警。
支持PC网页、APP、PAD、小程序及钉钉/企业微信集成，提升协同效率。
功能清单
按一级业务域分组，共 48 个二级功能；可按需启用、自由组合。
建立与维护多级档案目录树，解决档案归属与层级混乱问题
定义档案门类与保管期限规则，统一分类口径避免标准不一
配置档号生成规则与流水号，解决编号重复与格式不统一问题
设定永久与定期保管期限及到期处置策略，规范留存周期
定义各门类档案的必填字段模板，保证著录信息完整一致
登记新产生档案的基本信息与来源，解决归档入口分散问题
生成与核对移交清单，明确交接责任避免档案遗失争议
对移交档案进行完整性审核后正式入库，控制归档质量
支持表格与文件批量导入建档，解决历史档案录入效率低问题
对不合格档案登记退回原因并跟踪整改，形成闭环管理
上传电子文件并与档案条目绑定，解决文件与条目脱节问题
将文件转换为长期保存格式并封装，保障长期可读性
监控存储容量与分配策略，避免空间不足导致归档中断
通过校验值比对验证文件未被篡改，保障档案原始性
定期备份档案数据并支持恢复演练，降低数据丢失风险
维护库房、排架与库位信息，解决实体档案存放位置不清问题
为档案盒与案卷分配条码标签，实现实体快速定位与核对
登记实体档案借出归还与移库记录，掌握档案实际流向
记录温湿度与安全检查情况，为保管条件合规提供依据
制定盘点计划并登记盘点差异，确保账实相符
按档号、题名、时间等多条件检索档案，提升查找效率
在线提交与受理借阅申请，规范借阅流程与责任归属
对借阅复制申请进行分级审批，控制敏感档案使用范围
办理档案复制与证明开具并登记用途，满足对外取证需求
记录档案利用目的与效果反馈，为服务改进提供数据支撑
制定到期档案鉴定计划并分派任务，推动鉴定工作有序开展
组织多人评审并记录鉴定意见，保证处置决策有据可查
编制销毁清册并履行审批手续，防止误销与违规处置
登记销毁执行过程与监销人员，形成完整处置凭证
对确认永久保存的档案加注标识并锁定，防止误处置
按角色分配档案查阅与操作权限，实现最小授权原则
设定档案密级与开放范围，控制敏感档案的可见性
记录档案全生命周期操作日志，支持追溯与责任认定
对下载与打印文件添加水印，降低电子档案外泄风险
对越权与高频访问行为记录并提示，及时发现安全风险
按门类与年度统计档案数量与增长，掌握馆藏结构
统计借阅与查询频次分布，评估档案服务价值
汇总库房容量与到期档案情况，辅助保管决策
按模板导出报表并定期推送，减少人工汇总工作量
配置归档、借阅、销毁等审批流程，适配不同管理要求
集中展示待办与已办任务，避免审批事项遗漏延误
通过站内与邮件推送关键节点提醒，加快流程流转
支持多部门联合归档与联合鉴定，解决协同责任不清问题
维护部门与用户账号信息，为权限与流程提供基础数据
配置档号规则、保管期限等参数，支持业务灵活调整
统一维护业务字典项，避免各模块数据口径不一致
提供与业务系统的数据对接能力，实现档案自动归集
监控服务运行状态与任务执行情况，保障系统稳定可用
智能硬件
技术与信任背书
用结构化、纯文本的方式讲清技术规格与合规资质，方便搜索引擎抓取。
技术规格参数
| 部署方式 | 支持公有云 SaaS、私有化部署与混合部署，私有化提供容器化与物理机两种交付形态 |
|---|---|
| 支持终端 | Web 浏览器（Chrome/Edge/Firefox 主流版本）、Windows/macOS 客户端、移动端 H5 与微信小程序 |
| 数据库适配 | MySQL 8.0、PostgreSQL 14+、达梦、人大金仓、openGauss，支持国产化环境 |
| 第三方对接 | 提供 RESTful API 与 Webhook，支持对接 OA、公文系统、业务系统与统一身份认证 |
| 安全合规 | 支持等保三级要求，提供传输加密、存储加密、操作审计、三员分立与电子签名集成 |
| 性能指标 | 单节点支持 500 并发在线，检索响应 ≤1 秒（百万级条目），批量导入 1000 条/分钟 |
| 交付与试用 | SaaS 开通即用，提供 15 天试用；私有化标准交付 5–10 个工作日，含安装部署与基础培训 |
覆盖接收归档、存储保管、利用服务、鉴定处置等 10 个业务域、48 个功能模块，减少多系统拼接。
通过格式转换、摘要值校验与多副本策略，保障电子档案长期可读与内容完整。
细粒度权限控制与全量操作日志，满足档案利用与审计要求。
支持 SaaS、私有化与源码交付，适配主流国产数据库与操作系统。
对接能力
通过接口接收办结公文与附件，自动进入归档待办，减少重复录入。
对接 LDAP、OAuth2.0、CAS 等，实现组织架构与账号同步、单点登录。
对接第三方电子签名服务，对归档与借阅记录进行签章固化。
典型用户
某企业
某企业
某企业
部署与价格 · 按需选择
以上为参考价，最终价格根据用户数、存储容量、部署方式与定制范围确定；私有化与买断含首年标准服务。
报价包含
- 软件授权与标准模块
- 标准实施与上线培训
- 首年升级维护（按版本）
- 7 天全功能免费试用
不包含
- 服务器、域名、短信等第三方费用
- 定制开发与特殊接口对接
- 智能硬件（选配，单独报价）
- 自动获客模块（独立付费）
影响报价的因素
- 用户数 / 门店数 / 设备数
- 启用模块与功能范围
- 部署方式与实施地点
- 对接系统与数据迁移量
以上为参考起价，最终以需求评估后的报价单为准；自动获客为独立付费模块，不计入系统报价。
| 对比项 | SaaS 标准版 | 私有化部署版 | 买断授权版 |
|---|---|---|---|
| 部署位置 | 客户环境 | 客户环境 | — |
| 用户数 | 按服务器授权 | 不限 | — |
| 存储空间 | 按需配置 | 不限 | — |
| 功能范围 | 全模块 | 全模块 | — |
| 升级服务 | 首年免费 | 首年免费 | — |
| 适用场景 | 数据自主可控 | 长期自持、深度使用 | — |
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